Garantizar la protección de los derechos fundamentales a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de nuestros colaboradores, proveedores y clientes en general, quienes en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales, administrativas y laborales; sean estas permanentes, transitorias u ocasionales y en las cuales Fundación delamujer actúe como encargada o responsable del tratamiento de la información o dato personal.
El tratamiento de la información y datos personales de los que se encarga y responsabiliza Fundación delamujer; se regirá por las normas previstas en este documento en concordancia con las políticas empresariales fijadas por la Asamblea General, Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva y en los aspectos aquí no contemplados, se atenderán inmersos en las siguientes normas:
Entiéndase como tratamiento cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y bases de datos, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión o las demás que se consideren pertinentes en el curso normal de las actividades realizadas por la Fundación delamujer, relacionados con giro ordinario de los negocios, la actividad económica en que se desempeña y en desarrollo del objeto social para la que esta fue creada.
Las actuaciones que se adelanten para la ejecución de todos los procesos administrativos, comerciales y laborales de la Fundación delamujer, deberán desarrollarse con arreglo a los principios que a continuación se señalan:
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Fundación delamujer, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Fundación delamujer, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Fundación delamujer, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos, humanos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, datos personales y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, FUNDACIÓN DELAMUJER no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Los términos utilizados en el texto de la presente Política Organizacional se deben entender en el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el uso general de los mismos. Para efectos de este documento, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que la ley le asigna:
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.
DATO SEMIPRIVADO: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Hace referencia a la Ley 1581 de 2012, Decretos reglamentarios o las normativa que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Fundación delamujer como responsable en el tratamiento de datos personales e información usada, capturada y recolectada en los términos de la presente Política Organizacional, hará uso exclusivo de ellos para las finalidades que se encuentra facultada, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales y dará especial cumplimiento a los deberes que a continuación se enumeran:
Para la recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales Fundación delamujer, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos, para lo cual seguirá los procedimientos o mecanismos más adecuados para obtener dicha autorización por parte del Titular e informar los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
La autorización consta en documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo adoptado en cada uno de los procesos de Fundación delamujer, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Fundación delamujer, y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
La supresión de datos o revocatoria de la Autorización podrá ser solicitada por el Titular, sus causahabientes o quien acredite la calidad de apoderado, mediante comunicado motivado cuando:
Esta supresión o revocatoria implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Fundación delamujer.
Fundación delamujer podrá negar la supresión de la información en los siguientes eventos:
Fundación delamujer pondrá en conocimiento de los Titulares de la información que reposa en su base de datos, la Política Organizacional de tratamiento de la información, y de la misma manera solicitará autorización a los mismos para continuar con el tratamiento de sus datos.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las solicitudes de consulta deberán realizarse por escrito ante cualquiera de las oficinas de Fundación delamujer en todo el país, las mismas deberán ir acompañadas de la firma del titular de los datos personales con fotocopia de la cédula de ciudadanía, lo cual acreditará la identidad del titular de la información.
Todo Titular de información que repose en la base de datos de Fundación delamujer posee una serie de garantías frente a la institución en lo concerniente al poder de decisión y control que tiene sobre sus datos. En tal sentido, el Titular o sus causahabientes por interpuesta persona o apoderado que consideren que la información contenida en la base de datos de Fundación delamujer debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente y en la presente Política Organizacional, podrán presentar un reclamo ante la Entidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento sin que el Titular o solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar, derecho que le asiste como titular de los mismos.
Fundación delamujer hará uso y tratamiento de los datos sensibles en los eventos permitidos por las normas vigentes atendiendo:
Fundación delamujer cuenta un sistema de videovigilancia al interior de la sede administrativa y/o de sus oficinas a nivel nacional, el cual cumple a cabalidad con los derechos de tratamiento de datos personales de colaboradores, clientes y/o cualquier otra persona que visite nuestras instalaciones.
Por lo anteriormente expuesto, se informa que los datos recolectados por medio de videograbaciones que se realizan dentro de las instalaciones de Fundación delamujer se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, como de los bienes e instalaciones de Fundación delamujer, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tiempo y tipo de proceso ya sea administrativo, judicial o interno.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Fundación delamujer podrá dar tratamiento a sus Bases de Datos con personas naturales o jurídicas; nacionales o extranjeras, para lo cual tomará las medidas necesarias vinculantes para que esos terceros conozcan y apliquen esta Política Organizacional, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados y conocidos por Fundación delamujer y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente al autorizado por los Titulares y propietarios de la información personal.
De igual manera, Fundación delamujer también podrá intercambiar Información Personal o Base de Datos con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, según sean requeridos sin perjuicio al tratamiento lícito de la información requerida y que deben ser utilizadas:
En todo caso, Fundación delamujer en los términos permitidos por la Constitución Política, la Ley, el Reglamento y sus Reglamentos Internos, se reserva la facultad de mantener y calificar Información y Datos Personales que reposen en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos propios de las actividades comerciales de la Entidad en su naturaleza de Microfinanciera, proveedora de productos y servicios financieros.
Fundación delamujer es responsable del Tratamiento de la Información y Datos Personales de los Titulares. En tal condición asigna el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión, etc. de la información y datos personales, a la Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Base de Datos o dependencia de Fundación delamujer que haga sus veces.
La Vicepresidencia Comercial y Mercadeo a través del Área de Servicio al Cliente tendrá como función la de recepcionar y canalizar las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, así mismo la Vicepresidencia de Gestión Interna de Fundación delamujer como el encargado del almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión; quienes cumplirán la función de protección de datos personales, así como adopción e implementación de las obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
Para Fundación delamujer es muy importante mantener una relación comercial, administrativa y laboral transparente y garantizar los canales de comunicación en cuanto al uso, recolección, circulación transmisión, supresión y en general garantizar los derechos y su ejercicio en cuanto al tratamiento de la información suministrada y autorizada previamente por el Titular.
Fundación delamujer, como responsable del tratamiento de la información y datos personales contenidos en la base documental y con sujeción a la normatividad vigente adiciona y complementa las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y Conducta, la Política de Seguridad Informática y la Política para la Administración de Documentos y deroga todas las disposiciones internas sobre la materia que le sean contrarias.
En virtud de la presente política, FUNDACIÓN DELAMUJER podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://portales.fundaciondelamujer.com/, o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.
